情報分野の5S活動のやり方・進め方

組織活動、特に企業活動にとって、情報は最も重要な資源となっています。
情報分野についても5S活動を徹底することで、従事者の安全性、快適性及び効率性を一層向上できようになります。
さらに、5S活動の徹底により迅速な対応が可能になり、顧客サービスの向上や新規市場の開拓等につなげることもできるでしょう。

情報分野の5S活動

このようにメリットの多い情報分野の5S活動ですが、意識的に行わなければ進むことはありません。

対象が有形物であれば目に見えますし、触れることもできるので、5S活動の重要さを意識しやすい面があります。
整理・整頓・清掃・清潔といったことができているかどうかは、目で見てわかるものです。
当事者だけではなく、他者からもわかることなので、指摘される機会も少なくありません。

しかし、無形物、特に情報分野については必ずしも目に見えるものではなく、意識的に取り組まなければ当事者が意識できないこともあります。
しかも、外部からはわかりにくいものであることから、指摘をける機会が少ないこともあります。

そのため、5S活動が組織活動として徹底していないと、情報が適切に管理さず、さまざまの問題を生じることがあります。

情報分野の5S活動のやり方・進め方

1 実践段階:3S(「整理」「整頓」「清掃」)

実践段階は、課題を解決し、改善に取り組む段階です。

(1)整理

必要な情報、残しておきたい情報及び不要な情報の3つに分けます。
そして、残しておきたい情報を保管場所に移し、不要な情報を処分します。

例えば、PCのデータは、残しておきたいものと不要なもの、それぞれについて場所を決めて保存します。
書類等は、残しておきたい書類を書庫などに移し、不要な書類を廃棄します。

(2)整頓

必要な情報の保存場所・保存方法のルールを決めます。

例えば、PCのデータは、保存場所やファイルの命名のルールを決めます。
書類等は、作業や契約といった一連の書類をファイル等でまとめ、ファイルごとに分類番号等を付けて保存します。

すでにルールが決まっているのであれば、そのルールを徹底しなければなりません。
徹底できないルールであれば、シンプルでわかりやすいものに変える必要があります。

実行できないほど複雑なルールは、むしろ職場を混乱させ、非効率の原因になります。

(3)清掃

(2)整頓で決めたルールに従い、必要な情報をいつでも使えるような状態にします。

ルールを厳守し、場当たり的で安易な例外を認めないことが必要です。
ルールを守ることが難しいのであれば、ルール自体を修正し、新しいルールを厳守するようにします。

また、特に情報は不要なものが溜まりやすい傾向があるので、定期的に時間をとって、不要な情報を排除するようにするといいでしょう。

PCデータについては(2)整頓が守られていれば比較的容易に清掃を実行できます。
逆にファイルの命名で例外を認めてしまうと、必要な情報が見つからなくなることがあります。

また、書類等は例外的な取り扱いをすると簡単に所在不明になったり、紛失したりしてしまいます。
常日頃からルールを厳守するとともに、定期的なメンテナンスが重要になります。

2 定着段階:「清潔」「躾(または習慣)」

定着段階は、(1)整理から(3)清掃までの3Sで得られた改善の結果を維持・定着する段階です。

(4)清潔

定期点検などを行い、(1)整理から(3)清掃で得られた改善の結果を維持し、定着するように取組を継続します。

また、適宜自主点検を行い、維持されていることを確認することも必要でしょう。

(5)躾(または習慣)

従事者一人ひとりが(1)整理から(3)清掃までの3S及び(4)清潔を常に意識し、主体的に取り組む仕組みをつくります。

情報分野といっても、5S活動の基本は同じです。
従事者一人ひとりの行動が職場を変え、職場が変わることで従事者一人ひとりが変わっていくのです。

コメント

タイトルとURLをコピーしました