組織活動、特に企業活動にとって、情報は最も重要な資源となっています。
情報分野についても5S活動を徹底することで、従事者の安全性、快適性及び効率性を一層向上できるようになります。
さらに、5S活動の徹底により迅速な対応が可能になり、顧客サービスの向上や新規市場の開拓等につなげることもできるでしょう。
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5S活動とは
5S活動は、幅広い職場で使われている職場環境の維持・改善の活動です。
5Sは製造現場の安全や品質向上を目的とした3S（「整理」「整頓」「清掃」）が起源です。
3Sに「清潔」「躾(または習慣)」が加わり、5Sとして定着して、現在多くの職場で使われるようになっています。
(1)整理（せいり：Seiri）
「整理」は、要不要を峻別し、不要なものを排除することです。
必要なものと不必要なものと区分し、不必要なものをなくす層別管理がその本質です。
(2)整頓（せいとん：Seiton）
「整頓」は、要るものを適切に配置することです。
使いやすいようにきちんと置き、誰でもわかるように明確に表示し、必要なものをいつでも取り出せるようにしておきます。
「整頓」では、能率を向上するようにルールを定めて、それを適用していきます。
(3)清掃（せいそう：Seisou）
「清掃」は、常に掃除をして、職場を清潔に保ち、細部まで点検することです。
清掃では、特にきれいにしておく清掃重点個所を明確にすることが重要です。
(4)清潔（せいけつ：Seiketsu）
「清潔」は、上記の3S（整理・整頓・清掃）を実行・維持することです。
3Sの状態を保つ活動を通して、異常の発生を顕在化させるとともに、異常排除の行動につなげることがポイントです。
(5)躾（しつけ：Shitsuke）または習慣（しゅうかん：Shukan）
「躾」は、決められたルール・手順を実行できるよう習慣づけることです。
訓練と習慣づけにより規律ある職場づくりを進めることがポイントです。
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情報分野の5S活動
情報分野においても、5S活動を進めることでメリットを享受することができます。
情報分野における5S活動のメリット
情報分野においても、5S活動を徹底することで、従事者の安全性、快適性及び効率性を一層向上できようになります。
また、5S活動の徹底により迅速な対応が可能になり、顧客サービスの向上や新規市場の開拓等につなげることもできるでしょう。
情報分野における5S活動の特徴
メリットの多い情報分野の5S活動ですが、意識的に行わなければ進むことはありません。
対象が有形物であれば目に見えますし、触れることもできるので、5S活動の重要さを意識しやすい面があります。
整理・整頓・清掃・清潔といったことができているかどうかは、目で見てわかるものです。
当事者だけではなく、他者からもわかることなので、指摘される機会も少なくありません。
しかし、無形物、特に情報分野については必ずしも目に見えるものではなく、意識的に取り組まなければ当事者が意識できないこともあります。
しかも、外部からはわかりにくいものであることから、指摘をける機会が少ないこともあります。
そのため、5S活動が組織活動として徹底していないと、情報が適切に管理さず、さまざまの問題を生じることがあります。
情報分野の5S活動のやり方・進め方
1 実践段階：3S（「整理」「整頓」「清掃」）
実践段階は、課題を解決し、改善に取り組む段階です。
(1)整理
必要な情報、残しておきたい情報及び不要な情報の3つに分けます。
そして、残しておきたい情報を保管場所に移し、不要な情報を処分します。
例えば、PCのデータは、残しておきたいものと不要なもの、それぞれについて場所を決めて保存します。
書類等は、残しておきたい書類を書庫などに移し、不要な書類を廃棄します。
(2)整頓
必要な情報の保存場所・保存方法のルールを決めます。
例えば、PCのデータは、保存場所やファイルの命名のルールを決めます。
書類等は、作業や契約といった一連の書類をファイル等でまとめ、ファイルごとに分類番号等を付けて保存します。
すでにルールが決まっているのであれば、そのルールを徹底しなければなりません。
徹底できないルールであれば、シンプルでわかりやすいものに変える必要があります。
実行できないほど複雑なルールは、むしろ職場を混乱させ、非効率の原因になります。
(3)清掃
(2)整頓で決めたルールに従い、必要な情報をいつでも使えるような状態にします。
ルールを厳守し、場当たり的で安易な例外を認めないことが必要です。
ルールを守ることが難しいのであれば、ルール自体を修正し、新しいルールを厳守するようにします。
また、特に情報は不要なものが溜まりやすい傾向があるので、定期的に時間をとって、不要な情報を排除するようにするといいでしょう。
PCデータについては(2)整頓が守られていれば比較的容易に清掃を実行できます。
逆にファイルの命名で例外を認めてしまうと、必要な情報が見つからなくなることがあります。
また、書類等は例外的な取り扱いをすると簡単に所在不明になったり、紛失したりしてしまいます。
常日頃からルールを厳守するとともに、定期的なメンテナンスが重要になります。
2 定着段階：「清潔」「躾(または習慣)」
定着段階は、(1)整理から(3)清掃までの3Sで得られた改善の結果を維持・定着する段階です。
(4)清潔
定期点検などを行い、(1)整理から(3)清掃で得られた改善の結果を維持し、定着するように取組を継続します。
また、適宜自主点検を行い、維持されていることを確認することも必要でしょう。
(5)躾(または習慣)
従事者一人ひとりが(1)整理から(3)清掃までの3S及び(4)清潔を常に意識し、主体的に取り組む仕組みをつくります。
情報分野といっても、5S活動の基本は同じです。
従事者一人ひとりの行動が職場を変え、職場が変わることで従事者一人ひとりが変わっていくのです。
情報分野の5S活動が進むと
情報分野に5Sを適用することで、情報の取捨選択が容易になり、情報の整理とアクセスが円滑になります。
情報分野において5S活動を徹底することで、効率的な情報管理と共有が進み、業務効率の向上やミスの軽減、生産性の向上などを図ることができます。
