5Sの行動一つひとつは誰でも理解できるので、5S活動は簡単に実行できるものに思えるかもしれません。
しかし、5S活動を実践してみると必ずしも簡単だとはいえなくなります。
5S活動にも基本的なやり方・進め方があり、そこから外れると実践が難しくなるものなのです。
5S活動では事前準備が重要
5S活動のやり方・進め方では事前準備が非常に大きな意味を持ちます。
5Sの意味の再確認
5S活動は、結果を出し続けることができるように仕事の質の向上することです。
もちろん、整理・整頓・清掃・清潔・躾と、5Sそれぞれの成果にも意味はあります。
しかし、そうした成果以上に重要なのは、5S活動を通して従事者一人ひとりの考え方や行動が変わっていくことです。
形の上で5Sができるようになっても、考え方や行動に変化がなければ本当の目的を達成できたとは言えないのです。
そのため、5S活動の実践に先立って、その意味を従業員一人ひとりが再確認することは極めて重要なのです。
5S活動の本質は実践にあるのですから、理屈をこねまわす必要はないとおっしゃられる方がいらっしゃるかもしれません。
しかし、目的を見失っままの実践では5S活動の効果を大きく減ずることになり、仕事の質の向上にはつながりません。
そのため、5S活動に入る前に、従事者一人ひとりがその意味をしっかり確認しておく必要があるのです。
行動のための事前準備
従事者が5S活動の意味が分かったからといって、直ちに行動に移せばいいというものでもありません。
5S活動は個人活動ではなく、職場全員が取り組まなければならないものだからです。
これから5S活動をはじめようとする場合には、特に事前の準備が重要になります。
5S活動のメンバーが話し合って、
- 不要品の撤去場所及び不急品の保管場所の確保
- 5S活動の範囲
- 活動後の姿
- 実施スケジュール
等を具体的に決めて、情報を共有しておく必要があります。
5S活動の段階を分けて考える
5S活動を効果的に進めるためには、全体を大きく２段階に分けて考えると便利です。
3S（「整理」「整頓」「清掃」）を実践段階、その後の「清潔」「躾(または習慣)」を定着段階とします。
1 3S（「整理」「整頓」「清掃」（実践段階））
3S（「整理」「整頓」「清掃」）により課題を解決して改善に取り組む、つまり実践する段階です。
(1)整理（せいり：Seiri）
「整理」では、要不要を明確に分類して、不要なものを処分します。
必要なものと不必要なものとを明確に区分して、不必要なものをなくす層別管理が「整理」の本質です。
したがって、「整理」のポイントは層別管理と発生源対策です。
(2)整頓（せいとん：Seiton）
「整頓」では、必要なものを使いやすく配置するとともに、わかりやすく表示して、だれもが必要なものをすぐに取り出せる形をつくります。
必要な時にいつでもすぐに使える機能的な保管・配置を徹底し、能率向上と品質向上につなげます。
したがって、能率向上を基準にルールを定めて、それを適用していきます。
もちろん、実際の職場事情により単純な能率向上の追求が難しいことがあるかもしれません。
しかし、機能性を重視したルールを定めそれに従った配置をすることがここでのポイントになります。
(3)清掃（せいそう：Seisou）
「清掃」では、常に掃除をして職場を清潔に保つとともに、細部まで点検していきます。
ここでは、掃除や点検によって不具合や欠陥を排除することがポイントになります。
職場の機能性を理解したうえで掃除点検をすることで、「整理」「整頓」によって築き上げられた改善の結果をを維持していくことができます。
清掃は品質、安全や従事者の意欲にまで影響を与える活動ですから、重点的に取り組む必要があります。
2 「清潔」「躾(または習慣)」（定着段階）
3S（「整理」「整頓」「清掃」）で得られた改善の結果を定着させる段階です。
(4)清潔（せいけつ：Seiketsu）
「清潔」では、3S（「整理」「整頓」「清掃」）で得られた改善の結果を維持していきます。
3Sで得られた状態を保つこと、つまり3Sを日々繰り返し行っている状態です。
そのため、継続的に管理するための方法やツールが重要です。
異常とは何か、異常の発生を顕在化させるにはどうすればいいか、どうやったら異常排除の行動につなげることできるかなどを明確にすることがポイントです。
そのために5Sチェックシート（チェックリスト）等が有効なツールになります。
(5)躾（しつけ：Shitsuke）または習慣（しゅうかん：Shukan）
「躾」または「習慣」では、決められたルールや手順を継続して維持できるよう習慣づけていきます。
人間はミスをする生き物ですし、安易な方に流されやすい傾向を持っています。
ルールを決めてもそのとおりにできるとは限らず、時間が経つうちにルールを逸脱してしまうこともあります。
そのようなことがないように、従事者一人ひとりが自らの意思でルールを厳守するよう訓練し、規律ある職場をつくっていくことがポイントになります。
